6 Softwarelösungen für Finance-Teams zur schnelleren und fehlerärmeren Rechnungsverarbeitung
Die Bearbeitung von Rechnungen zählt in vielen Finanzabteilungen zu den Tätigkeiten mit besonders hohem Zeitaufwand. Eingehende Belege müssen geprüft, manuell erfasst, zur Freigabe weitergegeben, bezahlt und archiviert werden. In jedem dieser Arbeitsschritte können Verzögerungen, Fehler oder Medienbrüche entstehen. Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht verändern sich zudem nicht nur Rechnungsformate, sondern die zugrunde liegenden Abläufe insgesamt.
Wer die Rechnungsverarbeitung frühzeitig modernisiert, erfüllt nicht allein gesetzliche Anforderungen. Unternehmen schaffen damit auch die Basis für schnellere Zahlungsläufe, weniger manuelle Arbeit und mehr Kapazität im Finance-Team für strategische Aufgaben. Die folgenden sechs Softwarelösungen unterstützen einen modernen und effizienten Prozess für die Rechnungsverarbeitung.
1. Sage: Software für Buchhaltung und E-Rechnungen
Sage bildet eine Grundlage für zeitgemäße Rechnungsverarbeitungsprozesse. Die Lösung verarbeitet die in Deutschland vorgeschriebenen Formate ZUGFeRD und XRechnung, ermöglicht den direkten Empfang sowie die Erstellung von E-Rechnungen, verbucht eingehende Belege automatisiert und gewährleistet die GoBD-konforme Archivierung sämtlicher Dokumente.
Für Unternehmen, die bislang Rechnungen manuell erfassen oder mit PDF-Workflows arbeiten, verändert die Einführung von Sage den Ablauf grundlegend. Weniger Dateneingaben, weniger Fehler, kürzere Bearbeitungszeiten und gesetzliche Compliance von Beginn an sind die Folge. Da die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ab 2025 schrittweise greift, bietet sich jetzt der Umstieg an.
Warum das relevant ist: Mit Sage lassen sich eingehende und ausgehende Rechnungen rechtskonform bearbeiten, ohne dass manuelle Nacharbeiten nötig werden.
2. DocuWare: Dokumentenmanagement und revisionssicheres Archiv
E-Rechnungen müssen im Originalformat revisionssicher abgelegt werden und jederzeit verfügbar sein. DocuWare ist ein Dokumentenmanagementsystem, das für die GoBD-konforme Speicherung von Geschäftsdokumenten entwickelt wurde. Alle ein- und ausgehenden Rechnungen werden unveränderbar gesichert, strukturiert abgelegt und können bei Bedarf innerhalb weniger Sekunden gefunden werden.
Für Unternehmen, die bei einer Betriebsprüfung sämtliche Belege vollständig vorlegen müssen, schafft DocuWare Sicherheit: Dokumente gehen nicht verloren, und die Anforderungen des Finanzamts werden erfüllt.
Warum das relevant ist: Die revisionssichere Archivierung ist gesetzlich vorgeschrieben. Ein zertifiziertes Dokumentenmanagementsystem unterstützt Unternehmen bei Betriebsprüfungen und sichert die langfristige Verfügbarkeit wichtiger Belege.
3. Monday.com: Plattform für Projektmanagement und Prozesssteuerung
Die Rechnungsverarbeitung beschränkt sich nicht auf die Buchhaltung. Sie betrifft den Einkauf, Projektverantwortliche, die Geschäftsführung und externe Lieferanten. Werden Abstimmungen und Eskalationen über lange E-Mail-Verläufe organisiert, können Informationen verloren gehen. Dadurch entstehen Verzögerungen, die den gesamten Prozess beeinflussen.
Mit Monday.com können Finance-Teams anspruchsvolle Abläufe der Rechnungsverarbeitung visuell abbilden, Zuständigkeiten eindeutig festlegen und den Fortschritt offener Aufgaben in Echtzeit verfolgen. Als übergeordnete Koordinationsebene für die spezialisierten Systeme stellt die Plattform sicher, dass keine Aufgaben übersehen werden und alle Beteiligten auf dem aktuellen Stand bleiben.
Warum das relevant ist: Eine klare Prozessstruktur und koordinierte Aufgaben sind entscheidend, damit spezialisierte Systeme wirksam zusammenarbeiten und Informationen nicht zwischen ihnen verloren gehen.
4. Pleo: Lösung für Unternehmensausgaben und Belegerfassung
Zusätzlich zu herkömmlichen Lieferantenrechnungen fallen in Unternehmen fortlaufend kleinere betriebliche Ausgaben an, etwa Reisekosten, Softwareabonnements oder Bewirtungsbelege. Häufig werden diese erst Wochen später über Spesenabrechnungen eingereicht. Das kann die Buchhaltung verfälschen und die Planung erschweren.
Pleo stellt Mitarbeitenden Firmenkarten bereit, erfasst Belege direkt beim jeweiligen Kauf und kategorisiert Transaktionen unmittelbar. Sämtliche Ausgaben sind in Echtzeit einsehbar und werden direkt in die Buchhaltungssoftware übertragen. Manuelle Spesenberichte oder Abrechnungen zum Monatsende werden dadurch nicht benötigt.
Warum das relevant ist: Die Echtzeiterfassung betrieblicher Ausgaben beseitigt Lücken durch verspätete Spesenabrechnungen und liefert einen vollständigen, jederzeit aktuellen Überblick über Unternehmenskosten.
5. Candis: Automatisierte Plattform für Eingangsrechnungen
Candis unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen bei der digitalen Bearbeitung eingehender Rechnungen. Belege lassen sich per E-Mail, Scan oder Upload erfassen. Die Plattform liest relevante Daten automatisch aus, führt Rechnungen durch einen definierten Freigabe-Workflow und exportiert sie anschließend automatisiert in das Buchhaltungssystem.
Unternehmen, die monatlich Dutzende oder Hunderte Lieferantenrechnungen verarbeiten, können mit Candis ihren manuellen Aufwand deutlich senken. Rechnungen müssen nicht mehr einzeln erfasst und per E-Mail intern weitergeleitet werden. Stattdessen läuft der Ablauf automatisiert ab, einschließlich eines vollständigen Audit-Trails für jede Freigabeentscheidung.
Warum das relevant ist: Die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen senkt den Zeitbedarf je Rechnung deutlich und reduziert Fehler bei der manuellen Datenerfassung.
6. Personio: HR-Plattform zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten
Die Verbindung von HR und Rechnungsverarbeitung zeigt sich besonders bei Reisekostenabrechnungen: Es muss klar sein, wer reist, zu welchem Zweck und welche Ausgaben erstattungsfähig sind. Sind HR-Daten und Ausgabenmanagement in verschiedenen Systemen gespeichert, entstehen manuelle Übertragungen, die Zeit beanspruchen und Fehler verursachen können.
Personio bündelt Mitarbeiterdaten, Genehmigungsstrukturen und die Abwesenheitsverwaltung in einer HR-Plattform und lässt sich mit Ausgaben- sowie Buchhaltungssoftware verbinden. Werden Freigabeberechtigungen und Kostenstellen direkt aus dem HR-System in die Rechnungsverarbeitung übernommen, lassen sich Genehmigungsabläufe präziser gestalten und Fehler bei der Zuordnung von Kosten verringern.
Warum das relevant ist: Wenn HR-Daten ohne Unterbrechung in die Rechnungsverarbeitung einfließen, sinkt der Abstimmungsaufwand, Genehmigungen werden schneller und die Kostenzuordnung in der Buchhaltung verbessert sich.
Häufige Fragen zur Rechnungsverarbeitung
Welche konkreten Auswirkungen hat die E-Rechnungspflicht auf die Rechnungsverarbeitung?
Ab 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen in strukturierten Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung empfangen können. PDF-Rechnungen werden künftig als „sonstige Rechnungen“ eingestuft und nicht mehr als E-Rechnungen anerkannt. Damit verlagert sich die Verarbeitung von manueller Datenerfassung hin zur automatisierten Verarbeitung strukturierter Datensätze. Das betrifft sowohl Buchhaltungssoftware als auch Archivierungssysteme.
Wie viel Zeit nimmt die Einführung eines automatisierten Rechnungsverarbeitungsprozesses in Anspruch?
Bei kleinen und mittelständischen Unternehmen beträgt die Umsetzungszeit üblicherweise vier bis acht Wochen. Ausschlaggebend sind die Komplexität der vorhandenen Systeme und die Zahl der erforderlichen Schnittstellen. Den größten Aufwand verursachen meist die Anpassung interner Genehmigungsworkflows und die Schulung der Mitarbeitenden, nicht die technische Einrichtung der Software.
Benötigen alle Mitarbeitenden eine Schulung für die neuen Systeme?
Nein. Mitarbeitende, die Rechnungen regelmäßig einreichen, freigeben oder verbuchen, sollten jedoch mit den neuen Werkzeugen und Abläufen vertraut sein. Plattformen wie Pleo oder Candis sind so intuitiv gestaltet, dass nur wenig Einarbeitungszeit erforderlich ist. Dennoch sind eine kurze Schulung und eine klare interne Kommunikation zu den neuen Prozessen wichtig, um Widerstände zu verringern und Akzeptanz zu schaffen.
Welchen Einfluss hat automatisierte Rechnungsverarbeitung auf Lieferantenbeziehungen?
Der Einfluss ist positiv. Lieferanten, deren Rechnungen zuverlässig und fristgerecht bezahlt werden, bieten oft bessere Konditionen und priorisieren die Zusammenarbeit. Eine automatisierte Rechnungsverarbeitung verkürzt den Zeitraum zwischen Rechnungseingang und Zahlung deutlich. Das verbessert die eigene Liquiditätsplanung und stärkt zugleich die Beziehung zum Lieferanten.
Wie ist vorzugehen, wenn ein Lieferant noch keine E-Rechnungen erstellen kann?
Bis zum Ablauf der Übergangsfrist dürfen Unternehmen weiterhin Rechnungen in anderen Formaten annehmen, wenn der Empfänger zustimmt. Auf lange Sicht ist es jedoch sinnvoll, Lieferanten aktiv beim Wechsel zu E-Rechnungen zu unterstützen. Dadurch sinkt der eigene Verarbeitungsaufwand, und erst dann wird eine vollständig automatisierte Verarbeitung möglich.